西武トラベル様は、国内・海外のプリンスホテルや埼玉西武ライオンズ応援企画、西武鉄道で行く秩父旅など、西武グループならではのオリジナルツアーや、国内・海外、法人・団体旅行まで幅広く取り扱う総合旅行会社です。
2002年当時、弊社の主力製品であった「Travel WINS Ver8（トラベルウィンズバージョンエイト）」をいち早く導入してから15年以上が経過。
昨年、Travel WINSシリーズの新製品である「Travel WINS Next」にシステムリプレイスを行い現在稼働中。
導入に至った経緯、現在の利用状況をお伺い致しました。
お話を伺った方
- 管理部企画課課長 北原 達雄 様
- 管理部企画課係長 勝山 亮子 様
※所属および記載内容は、取材当時のものです。（取材：2020年2月）
導入前の課題
従来製品の課題とは？
管理部企画課係長 勝山 亮子 様通常、営業所の方で売上、仕入を入力し計上していますが、支払い側（経理）で把握している支払額がずれてしまうことがありました。
コミッションの端数処理の関係や誤入力が主な原因でした。また、利用者権限がシステム固定であることにより柔軟な運用が出来なかったことや運用ルールが曖昧のまま利用していたことも要因として考えられます。
Travel WINS Nextでは担当業務で細かな権限が設定できるようになりました。
職務権限を付けることによって請求書の発行担当者、発券受付の担当者、入金処理担当者と、精算担当者と大きく４つの業務パターンにカテゴライズし、自身の業務が可視化できる状態になり、営業所としては業務がわかりやすくまとまるようになりました。
例えば、予定のデータのみ入力し、確定は別の担当に依頼するフローにするなど、必ずペアで処理をする事で不正防止に繋げる工夫を凝らしています。
導入の決め手
システム入れ替えのきっかけは？
Travel WINS Ver8を導入した2002年2月から15年以上経過しているという点と、監査内部統制室から数字がずれてしまう事の指摘を受けたことが入れ替えた大きな動機でした。
Travel WINS Nextを選定した決め手は？
Travel WINS Ver8と画面レイアウトは違いますが、機能が同じで安定して使える点です。
従来の機能に加え、抽出データなどの作業履歴が残る機能が追加されたり、会計システムや銀行システムへのデータ送信ができたりと、監査の強化と効率化の推進を目標に掲げていた方向性にも合致しました。
Travel WINS Nextから1つのカルテに複数の取引法人が設定できるようになりましたので、未収過入一覧でも請求先単位で数字が把握できるようになったのでそこは大きいと思います。
また、これまでは一個ずつカルテを検索して入金データを登録していましたが、銀行からのFBデータの取込機能のおかげで入金処理に関して大幅に手間が軽減されました。
今後は支払処理もFBで利用できるようにしていき、経理の負担を軽減していきたいと考えています。
導入後の効果
店舗の反応はいかがでしょうか？
管理部企画課課長 北原 達雄 様あらかじめ仕入手数料率や販売手数料率を設定した商品を作っておける機能や帳票のカスタマイズができる点が好評です。外貨換算の機能はとても重宝しています。
また、弊社は情報システム部門がないため、ネクストヴィジョントラベル事業部から専門スタッフを派遣していただく「IT支援サービス」についても助かりました。
営業所からのQA対応、PC端末の入替作業など、親切丁寧にご対応いただきました。
団体旅行業務の債権管理で効果を発揮
受注型企画旅行は大きな案件が定期的にありますが安定していると思います。（この年は西武ライオンズの優勝も重なりました）
誰に債権がどのように紐付くかに関しての理解が深まり、未収も正しく把握でき、債権としての正確なデータを抽出できるようになった点は大きな効果です。
あとは営業が外出時、顧客先からTravel WINS Next上で見積などを作成したいという要望が上がっています。
今後の展望
WEB販売・決済の本格運用
募集型企画旅行のWEB予約の仕込みや売上計上、代金決済システムなどについて来年度から本格運用させたいと考えています。
在庫管理ができるようになり、担当者が作業中でもお客様自身で確認がとれるし、弊社側でも確認ができる、効率化が図れると考えています。導入して2年余り経過していますが、ここが課題でもあったので運用に乗せていきたいと思っています。