株式会社タダノビジネスサポート ～ タダノツーリスト ～
タダノビジネスサポート様は、建設用クレーンで世界シェアトップクラス「株式会社タダノ」の子会社としてタダノグループの多様なサービスを手掛ける会社です。
ツーリスト部門では、タダノグループ社員の出張手配から、永年勤続旅行、プライベート旅行、お取引先の研修旅行や団体旅行まで旅行全般の幅広いサービスを提供しています。
2017年には国際航空運送協会(IATA)公認代理店の認可を取得。海外出張の予約・発券・精算までトータルサポートが可能となり、タダノグループの海外展開をサポートする存在です。
お話を伺った方
グループマネジャー 本坂 貴英 様
【導入製品・サービス】
- Travel WINS Next 業務渡航パッケージ
- Travel WINS Next 受託販売パッケージ
- CRS連動オプション
- URI-Pro取込オプション
- 自動仕訳オプション
- 会計連動オプション
【システム導入業務内容】
- 国内出張手配
- 海外出張手配
- 個人旅行
- 永年勤続旅行
- 旅行券販売
- 団体旅行
【導入時期】
2020年8月～ 他社システムからTravel WINS Next へリプレイス
導入前の課題
「とにかくバックオフィス作業が・・・」と、本坂様は当時を振り返ります。
バックオフィスの作業に要する時間が多く、繁忙期には人件費増にも繋がっていました。その中でも特に大きな課題は、紙の仕訳伝票（以下、手作業の伝票）を作成する作業とBSPの精算データを照合する作業でした。
手作業の伝票は、仕訳対象のすべての取引に対して、紙の仕訳伝票を起票、社内承認のため回付後に経理に情報が届く、という作業手順で、煩雑な業務のひとつでした。
また、BSPの照合・精算については、運賃情報に加えてコード、発券日、TAX、課税や不課税など様々なデータを入力する必要があり、すべての情報を常に正確に入力し、かつ月４回の精算タームに間に合わせることは非常に負荷のかかる作業でした。
システム検討のタイミング
前システム（他社製品）を導入する以前は全てが手作業でしたので、導入後は「とても便利になった、導入してよかった」という印象はありましたが、更なる業務効率化を目指して「手作業の伝票をなくす」「GDSとシステム連携してBSP精算データを自動で取得する」という最大の課題を解決すべく、次期システムを検討することにしました。
導入の決め手
「正直なところ価格面では他社と比較して、お安くはなかったのですが、提供されるサービスも違いましたのでね」と、本坂様は決め手となったポイントを笑顔で語ってくださいました。
実現したかった会計システムとのデジタルでの連携が他社と比べてしっかり構築されており、より複雑なことまで期待できると感じました。
電子カルテを作成すれば仕訳データが自動で作成され、その仕訳データを会計システムに受け渡して完結できる、その間に紙媒体は介在せず、すべてデジタルで処理できる、これは本当に大きなポイントでした。
弊社は地方本社ですが、何度も足を運んでいただき親身に対応していただいたので、「こういう方が担当だったら、導入後もきちんとした対応をしてもらえそうだな」という安心感がありました。
システムベンダーさんに「システムで○○はできますか？」とお尋ねすると、だいたいどちらの会社様も「できます」とお答えいただくのですが、「どういう条件が揃っていればできる」のか「どうすれば実現できる」のかが大事なポイント。その面では、ネクストヴィジョントラベル事業部さんは「こういう条件を満たせばできますよ。でも満たさない場合は他の方法を考える必要がありますよ。」と具体的に提示してくれたので誠実さを感じました。
また、東京からいらした上層部の方が「システム選定は結婚と似たようなもの」と、さらっと仰ったんです。
その意味合いをお伺いすると、システム会社とユーザーであるお客様とは「長いお付き合いになる」「お互いが大切なパートナーになる」ということでした。
「まさにその通りだなぁ」と思いました。上層部の方がそのような考えをお持ちだということにも感銘しましたし、長く一緒にやっていける会社なんじゃないかと感じたのも個人的には大きかったです。
さらにTravel WINS Next（以下、Next）を既に活用されているユーザー様をご紹介いただき、直接お話を伺えたことも良かったと思います。担当者の方がNextのことをいきいきと説明されている姿をみて「いいシステムなんだろうな」と感じました。
製品と人の両方でNextに決めました。
価格への本音
確かに、価格面を単純に比較した場合、お安くはないシステムでしたが、提供されるサービスも実現できることも異なります。
Nextを導入することで一人分の活躍をしてくれる、5人がかりだった業務を「4人＋Next」で実施できる、そういうシステムにリプレイスしたかったので費用対効果を重視しました。
もちろん、会社として選定する訳ですから適正な判断をしなくてはなりませんでしたが、安価な製品だけど導入後の手間がかかる、一人分のコスト削減に繋がらない、というシステムではダメだと思っていました。
導入後の状況
課題について
一言で言うと「業務効率の改善を図れた」
課題だったバックオフィスの業務がかなり削減できたと感じています。
中でも一番の課題であった手作業の伝票は一部例外を除きなくすことができました。今では担当者が起票や仕訳をする必要はありません。紙媒体は不要なため必然的にぺーパーレス化も大幅に実現しました。
また、BSP照合・精算についても、NextがGDS等からデータ連携で取り込むため、常に正確な情報が反映されます。以前は入力ミスで数字が合わず、照合作業に手間と時間がかかることがよくありましたが、今では基本的に数字は正確ですし、担当者が入力をするという作業自体がほとんどなくなりました。
さらに電子カルテで全ての情報を一元管理できるようになり、合わせて進捗管理機能を活用することで担当者間の情報共有が容易になり、コミュニケーションもスムーズになりました。
また、データ活用・拡張性の面でもメリットがありました。求める情報を求める形で抽出でき、抽出結果をさらにMacro VBAなどで加工すれば、自分たちの使いやすい形でデータ作成ができます。照合作業や情報処理作業も随分と楽になりました。
世の中がDXやテレワークといった業態に移行しつつある時に、Nextで業務の大部分を電子化できる状態になっていたので、コロナ禍になっても、サービス品質を維持できたことは、本当に良かったと思っています。
苦労したこと
会計システムへの仕訳連携ですね。Nextから出力される仕訳データと会計システムが求めるデータ要件の間にギャップがあり、データをそのまま受け渡しできないため、会計システムへ取込みする際に仕訳データを一部加工していることです。
導入当初はカスタマイズというお話もあったのですが費用がかなり高額でしたので、何とかできないかと営業担当の高階さんと一緒に検討を重ねた末、カスタマイズではなくMacro VBAなどを活用することで現行の運用に落ち着くことができました。
そこに行きつくまでは2人でかなり苦労しましたが、その結果、Nextから仕訳出力をする・加工する・会計システムへ取込むといったルーティンが確立でき、今では難なく処理出来ています。
今後の展望
現状業務で抱えている課題からNextに期待すること
現状もGDS接続やURI-Pro取込などの連携はありますが、国内予約でJTB様の『旅ねっと』との連携が出来れば、精算時の照合作業も効率アップするので嬉しいです。
一般のプラスチックのクレジットカードとは異なり、企業に割当てられたカード番号のみで決済するものですが、こういったものとの連携・データ取込が出来るようになると良いかもしれませんね。
Nextを核に様々なものと繋がって、Nextで上手く捌いていけるようになるとさらに便利になると思います。
Nextのインターフェイスがブラウザベースに変わり、画面や文字のサイズが変更できたり、ネットワークや環境に依存せずにどこからでも利用できるようになることを期待しています。
タダノビジネスサポートとしての課題・今後の展望
タダノグループ全体での業務効率、コンプライアンス、危機管理を含めた仕組み作りをどう構築していくかが課題だと思っています。
一気通貫型のシステムにより、出張者、手配者、精算担当者各々の負担を軽減できる仕組み、情報を集約できる仕組み、セルフブッキングの活用も視野に入れてグループ全体の業務効率改善も図っていきたいですね。
個人情報の問題もあるので簡単ではないですが、フライトデータに依存した従来の危機管理ではなく、より正確な情報で管理ができるのではないかと考えています。
RPAを活用することで、バックオフィス業務の自動化を進め、更なる業務効率改善が図れるのではないかと考えています。仕訳データを加工して会計システムへ取り込みしている運用も、近い将来に自動化したいと思っています。
そして、これらの取組みによって創出できた時間は、もっとお客様に向き合うための時間として使いたいですね。
今後、ネクストヴィジョントラベル事業部に期待すること
システムベンダーさんですので、システム面ばかりでお頼りしがちですが、システムユーザー間の橋渡しをしていただけることも大きいと感じています。
システム検討時もそうでしたが、問題や課題を抱えた時に「他社ではどうやっているのだろう」と相談すれば、共通する課題をお持ちのユーザー様に了承を得て「運用やアドバイス」をヒアリングしていただいたり、他社のご担当者様を紹介いただいたりと、同業の横の繋がりを取り持っていただけるのは非常に有難いと思います。
Nextのユーザーが増えることで、より一層システムが効果的に成長を遂げることを期待しています。