AIを仕事に使ってみた ～会議議事メモ編～
近年、AI技術の発展により、業務の効率化が進んでいます。
私も業務の一部にAIを活用できる場面を模索しており、今回は会議の議事メモ作成にAIを導入してみましたので紹介いたします。
AIを活用する背景
会議の議事メモは、情報共有の基盤となる重要な記録です。
しかし、
- 会議中にメモを取ることで議論に集中しづらい
- 後から書き起こすのに時間がかかる
- メモの精度が担当者によって異なる
といった課題がありました。
旅行業界においても、社内外の会議や取引先との打ち合わせ、ツアー企画ミーティングなど、多くの場面で議事メモが必要です。
そこで、AIを活用し、議事メモ作成の負担を軽減できないか試してみました。
前提条件と事前準備
今回の検証では、以下のAIアプリケーションを使用しました。
- Microsoft Teams（音声認識AIによる文字起こし機能）
会議の発言をリアルタイムでテキスト化するために使用。音声認識技術を活用し、議事録の作成負担を軽減。 - ChatGPT（生成AIによる自動要約機能）
テキスト化された会議の内容を要約し、重要なポイントを抽出するために使用。長文の議事録を簡潔に整理し、関係者への共有を効率化。
これらのツールを活用し、議事メモ作成効率の向上を目指しました。
AIを活用した議事メモ作成の手順
実際にAIを活用して議事メモを作成する際の手順を以下にまとめました。
1. 音声認識機能を設定（Microsoft Teamsの文字起こし機能を使用）
- 会議の開始前にMicrosoft Teamsの文字起こし機能を有効にする
- 録音と文字起こしが正確に行われるよう、発言者の声をクリアに録音できる環境を整える
2. リアルタイムで音声をテキスト化
- 会議の発言が自動でテキスト化される
- 文字起こし後、明らかに誤変換されている単語を手直し
3. ChatGPTを活用し、要点を整理
- 文字起こしされたデータをChatGPTに入力し、要約を依頼。重要なポイントを抽出
- キーワードや議論の流れが失われていないかを確認
4. 最終調整
- AIの要約を確認し、補足が必要な箇所を加筆修正
- 誤認識や不足情報を手作業で修正し、正式な議事メモとして整える
AIを活用した議事メモ作成の結果
前述の手順に沿って議事メモを作成した結果、AIの活用による効果や課題が見えてきました。
以下に、それぞれの機能の評価をまとめます。
① 音声認識機能（リアルタイム文字起こし）
会議の発言内容をテキスト化し、リアルタイムでメモを作成することで、後からの書き起こし作業を軽減できます。
メリット：会議後の書き起こし作業が不要になり、作業負荷と作業時間を削減できる
デメリット：専門用語や固有名詞の誤認識が発生することがある
→結果：リアルタイムで記録することは可能ですが、そのまま活用するには、誤認識の修正や整理が必要でした。
② 自動要約機能（ChatGPTによる要点整理）
議事メモのテキストをChatGPTに要約させ、会議の重要なポイントを抽出しました。
メリット：長文の議事録を簡潔な要約にまとめることができる
デメリット：細かいニュアンスや重要な発言が抜ける可能性がある
→結果：精度の高い議事メモを作成するには、ある程度の手作業による修正が必要でした。
AI活用のまとめ
今回のAIを議事メモ作成に活用する検証を通じて、
✅ 会議の議論により集中できる環境の確保
✅ メモ作成にかかる時間の短縮
✅ 共有しやすい簡潔な議事メモの作成
といったメリットがあることがわかりました。
一方で、AIによる誤認識や要約の精度には限界があるため、人の手による最終的な修正は必要です。
しかし、AIをサポートツールとして活用することで、業務の負担を軽減し、より重要な業務に時間を割くことが可能になります。
旅行業界での活用の可能性
旅行業界では、社内会議だけでなく、ツアー企画、顧客対応、取引先とのミーティングなど、多くの場面で情報共有が求められます。
AIを活用すれば、会議の要点整理や情報の分類をスムーズに行うことができ、関係者間の効率的な情報共有につながる可能性があります。
現在のシステムとAIの直接的な連携は難しい部分もありますが、今後の技術発展を見据え、業務の最適化を図っていくことが重要です。
また、AIに単純作業を任せることで、旅行会社の皆様がより創造的な業務に集中できる環境を整えることも期待できます。
顧客満足度の向上や、新しいツアープランの開発など、価値を生む仕事に時間を費やせるよう、今後も業務効率化の可能性を探り、実際の活用事例を引き続き紹介していきたいと考えています。